Направлять PDF-файлы со штампом ЭДО в ответ на требование ИФНС недопустимо, если запрашиваемые документы изначально создавались в утвержденном XML-формате. Электронные документы, составленные по установленным ФНС России форматам, должны передаваться в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) только в электронном виде (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Порядок выгрузки документов и их отправки через сервис "1С-Отчетность" зависит от категории файлов.

• Формализованные документы (УПД, счета-фактуры). Их формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. ИФНС принимает такие файлы исключительно в XML-виде. В настоящее время в требование можно загрузить зип архив из 1С-ЭДО. Программа в автоматическом режиме сопоставит файлы с подписями, считает реквизиты сторон и сформирует корректную XML-опись для инспекции.
• Неформализованные документы (договоры, соглашения). Если договоры изначально подписывались сторонами в формате PDF, можно представить их в налоговый орган в виде PDF-файлов в виде скан-образов (п. 2 ст. 93 НК РФ). Наличие штампа ЭДО на самом бланке не считывается системами ФНС, поэтому при загрузке PDF в "1С-Отчетность" необходимо вручную заполнить реквизиты карточки документа (дату, номер, сумму, ИНН контрагента и код вида документа). Эти текстовые данные обязательны для включения файлов в состав электронной описи. При загрузке PDF-файла к нему обязательно прилагаются файлы электронных подписей сторон. Отметим, для договоров есть XML-формат, утв. приказом ФНС России от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@, однако организации вправе использовать также формат PDF (письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).

При этом формирование и передача скан-описи, а также правила включения в нее файлов формата PDF осуществляются в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@.

Подробнее о работе с ответами на требования через сервис "1С-Отчетность" можно ознакомиться здесь.